Frachtencontrolling bedeutet, Kosten und Erlöse pro Tour, Relation und Kunde zu erfassen und auszuwerten. Für kleine Betriebe reicht dafür oft eine einfache Tabelle, wenn die richtigen Zahlen erfasst werden.
Diese Kennzahlen zählen
1. Erlös und Kosten pro Tour
Erfasse für jede Tour Erlös, Kraftstoff, Maut, Fahrerzeit, Fahrzeugkosten und Nebenkosten. Erst die vollständige Tour zeigt, ob ein Auftrag Gewinn bringt. Eine Anleitung gibt der Leitfaden Transportkosten kalkulieren, ein Werkzeug der Transportkostenrechner.
2. Erlös pro Kilometer und pro Einsatzstunde
Der Kilometerpreis allein täuscht, weil Wartezeit und Leerfahrten fehlen. Teile den Erlös deshalb zusätzlich durch die gesamten Einsatzstunden. So vergleichst du kurze und lange Touren fair.
3. Leerkilometer-Anteil
Setze Leerkilometer ins Verhältnis zu allen gefahrenen Kilometern. Steigt der Anteil auf bestimmten Relationen, lohnt sich gezielte Suche nach Rückladung. Ideen dazu stehen in Rückladung finden und Leerfahrten vermeiden.
4. Marge pro Kunde und Relation
Ordne Aufträge nach Kunde und Strecke. Manche Kunden bringen viel Umsatz, aber wenig Gewinn, etwa durch lange Standzeiten oder späte Zahlung. Andere Relationen sind unscheinbar, aber stabil profitabel.
5. Zahlungsziel und offene Forderungen
Notiere Rechnungsdatum, Zahlungsziel und tatsächlichen Zahlungseingang. Lange Zahlungsziele binden Liquidität. Prüfe neue Auftraggeber vorab, siehe Auftraggeber prüfen.
6. Auslastung
Halte fest, an wie vielen Tagen das Fahrzeug tatsächlich beladen unterwegs war. Sie zeigt, ob du mehr Aufträge brauchst oder eher bessere.
So startest du einfach
- Lege eine Tabelle an: eine Zeile pro Tour mit Datum, Kunde, Relation, Erlös, Kilometer, Leerkilometer, Stunden und Kosten.
- Trage Zahlen direkt nach jeder Tour ein, nicht am Monatsende.
- Werte einmal pro Monat aus: beste und schlechteste Relationen, Kunden mit niedriger Marge, Leerkilometer-Anteil.
- Leite daraus Entscheidungen ab: Preise anpassen, Kunden ansprechen, neue Auftraggeber suchen.
Typische Fehler
- Nur Umsatz betrachten, nicht die Marge
- Wartezeit und Leerfahrten nicht einrechnen
- Zahlungsziele nicht verfolgen
- Zahlen nur gelegentlich und rückwirkend erfassen
Fazit
Gutes Controlling zeigt, welche Aufträge du behalten, verbessern oder ablehnen solltest. Die Auswertung sagt dir auch, welche Art von Auftraggebern du gezielt suchen solltest. Wie du sie findest, steht im Leitfaden Transportaufträge finden.