Die Prüfung muss zum Wert und Risiko des Auftrags passen. Bei unbekannten Unternehmen, ungewöhnlichen Zahlungswegen oder widersprüchlichen Angaben ist zusätzliche Vorsicht notwendig.
1. Unternehmen eindeutig identifizieren
Vergleiche Firmenname, Rechtsform, Anschrift, Registerangaben, Webseite, Impressum und verwendete E-Mail-Domain. Das deutsche Unternehmensregister ermöglicht die Suche nach veröffentlichten Register- und Unternehmensdaten.
2. Kontaktweg unabhängig bestätigen
Verlasse dich bei einem neuen Kontakt nicht nur auf die Telefonnummer oder E-Mail im Auftrag. Öffne die offizielle Unternehmensseite selbst und gleiche die Kontaktdaten ab. Bei Abweichungen sollte eine bekannte zentrale Nummer zur Bestätigung verwendet werden.
3. Umsatzsteuer-ID bei EU-Geschäften prüfen
Die Europäische Kommission stellt mit VIES eine aktuelle Validierung für Umsatzsteuer-Identifikationsnummern bereit. Ein gültiges Ergebnis belegt jedoch nicht automatisch Bonität, Vertretungsberechtigung oder Zahlungsfähigkeit.
4. Auftrag vollständig lesen
Prüfe Absender, Empfänger, Warenart, Gewicht, Maße, Gefahrgutangaben, Temperatur, Fahrzeuganforderungen, Zeitfenster, Ladungssicherung, Dokumente, Haftung, Vergütung und Zusatzkosten. Unklare oder widersprüchliche Angaben müssen vor Abfahrt schriftlich geklärt werden.
5. Zahlungsbedingungen bewerten
Ein hoher Preis ist wenig wert, wenn das Zahlungsziel, Abzüge oder Nachweispflichten unklar sind. Prüfe Rechnungsadresse, erforderliche Belege, Fristen, Gutschriftverfahren und den Umgang mit Wartezeit oder Palettentausch.
Warnzeichen
- Freie E-Mail-Adresse passt nicht zum angeblichen Unternehmen
- Firmendaten unterscheiden sich zwischen Auftrag und Webseite
- Zeitdruck verhindert eine normale Prüfung
- Zahlungen sollen über ungewöhnliche Dritte laufen
- Leistungsbeschreibung oder Ladungsdaten bleiben unklar
- Vertragspartner und tatsächlicher Ansprechpartner sind nicht nachvollziehbar
- Ungewöhnlich hoher Preis soll fehlende Unterlagen überdecken
Prüfung dokumentieren
Speichere den erhaltenen Auftrag, bestätigte Änderungen, relevante Registertreffer, Ansprechpartner und Zeitpunkt der Prüfung. So bleibt später nachvollziehbar, worauf die Entscheidung beruhte.
Fazit
Eine Prüfung besteht aus mehreren Signalen. Register, VIES und Webseite beantworten unterschiedliche Fragen. Erst ihr Zusammenspiel mit einem vollständigen Auftrag und plausiblen Kontaktdaten reduziert vermeidbare Risiken.